Comme je l'avais promis hier, voici un billet sur l'agenda moleskine et ma
manière de l'utiliser pour m'organiser.
Introduction
Avant tout il me faut décrire ma méthode DOW de
Loic. Je vais me limiter au strict
nécessaire, lui laissant le soin du reste.
DOW
Distraction, Out, Work. On classe les moments de la journée dans ces trois
catégories.
- « Distraction » représente tous les moments non productifs : lecture
(livre, IRC, blogs, etc. Sauf bien sûr si la lecture est justement l'objet de
votre travail..), jeu, TV, téléphone (même remarque que pour la lecture),
etc.
- « Out » est réservé aux sorties : courses, shopping, démarches, etc.
- « Work », je pense, est limpide !
Chaque heure de la journée où vous êtes actif est prise en compte et divisée en
4 cycles de 15 minutes. Il est évidement possible de découper les heures
autrement, cependant utiliser des cycles de 15 minutes est plutôt avantageux :
c'est moins effrayant, on peut changer rapidement d'activité, et ça donne une
impression d'action !
Pour chaque journée il faut noter les tâches que l'on prévoit de réaliser et
leur « points », allant de 1 à 4. Les points d'une tâche sont un mélange de
durée et de difficulté.
Exemples :
- générer 3 relances pour les clients → 1 point
- écrire une lettre de voeux pour la nouvelle année à un client → 2
point
- écrire une lettre de voeux pour la nouvelle année à un ami → 1 point
- passer à la Poste déposer quelques lettres → 1 point
- réinstaller 2 ordinateurs → 3 points
- écrire la première partie de la documentation d'un logiciel → 4 points
Ce qui va vous sauter aux yeux en premier sera sûrement la différence de points
entre la lettre de voeux à un ami et à un client. La raison est simple :
DOW est utile dans le cadre de notre travail, par conséquent
la priorité est donnée à tout ce qui est utile professionnellement. Mais
évidement, libre à vous de distribuer les points autrement.
Personnellement je ne donne que très rarement des 4 points, cela représente des
tâches longues (plusieurs heures, au moins 3) et difficiles. Or il est
préférable de scinder ces tâches en plusieurs plus petites, moins
impressionnantes.
À la fin de la journée on additionne les points des tâches terminées pour noter
le « score de la journée ». Pourquoi un score ? Les raisons sont multiples :
challenge quotidien, surveillance de son activité, etc. Il peut être utile
également de noter le nombre d'heures passées à travailler (W de DOW). Ainsi
vous saurez rapidement à quels moments vous êtes le plus productif, et avec
combien de temps de travail (trouver le juste milieu est bien plus bénéfique
que de bosser le plus possible).
Utilisation de l'agenda Moleskine
Note : L'agenda utilisé est la version « agenda journalier 2007 » au format
poche, de 380 pages. Le grand format convient également.
Pour illustrer l'article, j'ai créé une page factice, la voici dans son
ensemble :
En haut le score et les heures, au centre les rendez-vous, à gauche les
colonnes DOW et en bas les tâches.
De plus près :
Le haut de la page : le score, les heures passées à travailler (colonne W de
DOW)
Ici le centre de la page, on y voit également ma manière de représenter les
cycles de 15 minutes.
Et enfin ici le bas de la page, avec les tâches à réaliser, précédées d'un rond
à noircir si la tâche est complétée, et à la fin les points associés à la
tâche.
Cette introduction à DOW avec les agendas journaliers Moleskine est terminée,
je pense que tout ce qui peut être réellement utile a été vu. Prochainement je
traiterai du travail à réaliser en amont avec les autres carnets, puis les
fiches
PCEO
utilisées pour ce qui ne rentre pas dans tout cela.
En 
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